Przyszłość zamówień publicznych

Na początku bieżącego roku platforma Marketplanet przeprowadziła wśród osób odpowiedzialnych za zamówienia publiczne badanie pt. „Przyszłość i wyzwania zamówień publicznych”. Ankietowanych pytano między innymi o to, z jakimi wyzwaniami spotykają się w codziennej pracy, jakie podejście mają do elektronizacji zamówień publicznych – co postrzegają za główne korzyści i jakie widzą zagrożenia. W badaniu wzięło udział blisko 800 respondentów z organizacji i jednostek zatrudniających powyżej 10 osób z różnych sektorów. Uzupełnieniem danych ilościowych są komentarze ekspertów Pzp w obszarze technologii, prawa i zakupów.

Wynikiem badania było opracowanie raportu „Przyszłość i wyzwania zamówień publicznych”, w którego przygotowaniu uczestniczył także Urząd Zamówień Publicznych. Zachęcając do zapoznania się z całością opracowania przedstawiamy ciekawsze fragmenty opinii jego współautorów, zawartych w Raporcie.

 

MARKETPLANET

W ostatnim czasie termin „bezprecedensowy” ma zastosowanie również w zamówieniach publicznych. Przez covid-19, zmianę ustawy Pzp, obecną sytuację polityczno-gospodarczą zamówienia publiczne zostały zakwestionowane i dlatego ewoluowały w niespotykanym dotąd tempie i skali. Aby zareagować na te zmiany, sektor publiczny musi szybko dostosować się do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości. Stare sposoby udzielania zamówień publicznych nie są zrównoważone i nie uwzględniają obecnych wymagań, ani pojawiających się trendów. (…)

Rośnie zapotrzebowanie i zainteresowanie społeczeństwa zmianami m.in. w zakresie ochrony środowiska czy odpowiedzialności społecznej. Tak więc, na zamówienia publiczne nie powinno się patrzeć tylko przez pryzmat oszczędności kosztów. Zamawiający powinni również priorytetowo traktować to, co jest dziś ważne – ochronę środowiska (np. neutralizację emisji CO2, podejście paperless), wsparcie dla lokalnych, małych i średnich przedsiębiorstw, rozwój gospodarczy, czy przeciwdziałanie korupcji.

Coraz więcej jednostek w świadomy sposób stara się w kompleksowy sposób zarządzać systemami informatycznymi. Integracje systemów ułatwiają pracę, obniżają koszty działania oraz usprawniają procesy. Zamawiający m.in. zamiast marnowania czasu na wpisywanie tych samych danych do wielu systemów, poprzez ich integrację, mogą skupić się na realizacji zupełnie nowych przedsięwzięć.

Obecnie technologia ma bardzo duży wpływ na zamówienia publiczne. Aby zamówienia publicznie sprawnie działały sektor publiczny oraz firmy technologiczne muszą ze sobą współpracować, wzajemnie się edukować oraz wymieniać wiedzą branżową. Zamówienia publiczne mogą pozytywnie wpłynąć na ekologię zarówno w wymiarze zakupów administracji centralnej jak i samorządowej. Poza poszanowaniem obowiązujących przepisów, należy promować rozwiązania zmniejszające emisję CO2 czy ograniczające zużycie energii.

Zamówienia publiczne czekają kolejne kroki transformacji cyfrowej. Po udanym, nie tylko naszej ocenie, procesie digitalizacji komunikacji między Zamawiającym a Wykonawcą, przychodzi czas na osiągnięcie korzyści z zebrania danych w platformie Urzędu Zamówień Publicznych eZamówienia. Mało się mówi o tym, że projekt Urzędu Zamówień Publicznych eZamówienia, to w największej mierze zaawansowana hurtownia danych w zamierzeniu zbierająca i przetwarzająca informacje od wszystkich Zamawiających prowadzących w Polsce postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ta część projektu powiedzie się, jeżeli portale e-usług przeprowadzą proces integracji swoich systemów z platformą eZamówienia. Zakres integracji jest już znany i oceniany jako bardzo szeroki i skomplikowany, co jest uzasadnione charakterem i złożonością procesów.

Po przeprowadzeniu integracji między platformą eZamówienia i portalami e-usług, w kolejnych latach Urząd Zamówień Publicznych będzie dysponentem olbrzymiej ilości danych, które to posłużą do wszelakich analiz rynku zamówień publicznych, atrakcyjności zamówień i prognoz służących do sporządzania raportów, opracowań, prac badawczo-naukowych. Do analiz oprócz klasycznych narzędzi analitycznych bazodanowych typu business intelligence w przyszłości posłuży wykorzystanie Artificial intelligence (AI) dla predykcji trendów, zwiększania konkurencyjności oraz wykrywaniu nieprawidłowości, a ich powszechną dostępność zapewnią przepisy o reużywalności danych.

 

URZĄD ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Obserwacja rynku zamówień publicznych i wyzwania, z którymi mierzą się jego uczestnicy jasno wskazują zagadnienia, które zdominują dyskusję o zamówieniach publicznych w nadchodzącym czasie. Pierwsze z tych zagadnień to ludzie w systemie zamówień publicznych. Nie od dziś obserwujemy odpływ kadr zajmujących się na co dzień tą problematyką, szczególnie bolesny w administracji każdego szczebla. Kluczowym zadaniem i największym wyzwaniem przyszłości jest więc utrzymanie jak największej liczby osób w systemie zamówień publicznych.

Badania realizowane przez UZP w 2020 roku wskazały, że obszarem zamówień publicznych wśród Zamawiających zajmują się osoby niezwykle zróżnicowane pod względem posiadanego wykształcenia. Multidyscyplinarność uczestników systemu pokazuje jak ważną rolę odgrywać będzie dalsza profesjonalizacja kadr. Zwiększanie kompetencji personelu zajmującego się zamówieniami publicznymi wiąże się również

z szeregiem nowych, bardziej elastycznych rozwiązań, które gwarantuje obowiązujące od 1 stycznia 2021 r. Prawo zamówień publicznych. Dlatego też profesjonalizacja kadr oznacza nie tylko poszerzenie wiedzy na temat samej procedury, ale przede wszystkim nabywanie nowych kompetencji, które wspomóc mogą realizację procesów zakupowych w ramach danej organizacji.

Drugim wyzwaniem jest postępowanie procesu digitalizacji systemu zamówień publicznych. Po wprowadzeniu pełnej elektronizacji prowadzonych postępowań, kolejnym krokiem jest digitalizacja proces odwoławczego w Krajowej Izbie Odwoławczej. Urząd rozpoczął realizację tego procesu, poprzez pozyskanie narzędzia do pilotażowego wprowadzenia elektronicznego protokołu. Finał tego procesu to zdalne rozprawy, które istotnie wpłyną na koszty ponoszone przez strony w związku z procesem odwoławczym prowadzonym przed KIO.

Mówiąc o digitalizacji nie sposób nie powiedzieć o innych wyzwaniach. Building Information Modeling (BIM) to zagadnienie obecne w przestrzeni publicznej, którego znaczenie w sposób istotny będzie rosnąć w najbliższej przyszłości. Prowadzone są obecnie inicjatywy zmierzające do szerszego wykorzystania tego narzędzia, zarówno w praktyce budowlanej, jak i procesie zakupowym.

Nie można także zapomnieć o dynamicznie cyfryzującym się świecie. Wyzwania jakie stoją przed zamówieniami publicznymi wiązać będą się także z potrzebami biznesowymi generowanymi przez sektor publiczny i prywatny. I choć dziś nie zdajemy sobie sprawy z wielu, to już wkrótce staną się one dla nas oczywiste, tak jak elektronizacja postępowań czy elastyczne procedury zamówieniowe.

 

 

Pełny tekst Raportu jest dostępny na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych gov.pl/web/uzp