W dniach 15 i 16 listopada 2018 roku w Warszawie odbył się XX Zjazd Specjalistów i Ekspertów do spraw Zamówień Publicznych, zorganizowany przez firmę ApexNet.
Jubileuszowa konferencja, tak jak poprzednie, cieszyła się ogromnym zainteresowaniem. Centralnym punktem spotkania był ekspercki panel dyskusyjny, podczas którego prelegenci rozmawiali na temat pierwszych doświadczeń dotyczących elektronizacji zamówień publicznych, starając się odpowiedzieć na pytanie: co najbardziej nurtuje zamawiających i wykonawców?
Ekspercki panel dyskusyjny
W ramach tego panelu prelegentami byli: Jerzy, Grzegorz i Łukasz Czabanowie, Iwona Holka, Ewa Wiktorowska, Ewaryst Kowalczyk oraz Wioleta Bajda – wieloletni praktycy, prawnicy, trenerzy, wykładowcy i doradcy.
Tomasz Wiliński, jako prowadzący, rozpoczął debatę od pytania – jak zabezpieczyć tajemnice przedsiębiorstwa w elektronicznej ofercie. Jako pierwszy głos zabrał Łukasz Czaban – trener zamówień publicznych, autor wielu książek i artykułów branżowych, a także ekspert szkoleń ApexNet i wykładowca, który jednoznacznie określił Prawo zamówień publicznych jako ustawę lakoniczną pod względem zastrzeżenia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Nawiązał do art. 8 ust. 3 traktującego o konieczności zastrzeżenia informacji z jednoczesnym wykazaniem, iż stanowi to tajemnicę przedsiębiorstwa oraz spełnia wymagania dzisiejszego artykułu 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Tegoroczna nowelizacja z dnia 5 lipca zmieniła tę definicję, a sama ustawa Pzp milczy na temat fizycznego wykonania tej czynności. Ekspert dodał również, że to zamawiający powinien określić, w jaki sposób informacje te mają zostać zabezpieczone. Natomiast w kontekście elektronizacji zamówień publicznych, jeśli oferta składana jest elektronicznie (jako plik cyfrowy) Łukasz Czaban radzi, aby złożyć ją w dwóch plikach: jawnym oraz drugim, zawierającym tajemnice przedsiębiorstwa. Nakłaniał, aby takie pliki w postaci jednego katalogu zaszyfrować za pomocą aplikacji z miniPortalu zamówień publicznych.
Tę kwestię potwierdziła kolejna prelegentka, Iwona Holka – prawniczka, trenerka w ApexNet i autorka wielu publikacji z zakresu zamówień publicznych, dodając kilka istotnych informacji odnoszących się do platformy e-PUAP. Według Iwony Holki, jeśli wykonawca nieumiejętnie zabezpieczy informacje, zamawiający ma prawo do ich ujawnienia. Ekspertka odniosła się również do otwarcia ofert, które jest jawne, jednak nie musi być udostępnione wszystkim wykonawcom „na ekranie” i radzi, aby tych informacji nie uzewnętrzniać.
Do dyskusji włączyła się także pani Wioleta Bajda – radca prawny i wykładowca na szkoleniach z zamówień publicznych dodając, iż w jej ocenie bardzo ważne jest, aby zamawiający dokładnie opisywali sposób zabezpieczenia tajemnicy przedsiębiorstwa, a wykonawcy przykładali do tego znaczną wagę. Zaleca, aby korzystając z platform komercyjnych załączać dokumenty w postaci odrębnych plików.
Prelegenci poruszyli wątek posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Czy daje on jakiekolwiek korzyści zamawiającemu? Czy można go zastosować do jakichkolwiek czynności? Eksperci jednogłośnie przyznali, że dostrzegają wiele zalet płynących z jego posiadania.
Jak mówił Grzegorz Czaban – ekspert Prawa zamówień publicznych w ApexNet, jest to wersja podpisu bardziej korzystna, ekonomiczna, sprawniejsza i o wiele łatwiejsza. Łukasz Czaban wskazał, gdzie podpis zamawiającego musi zostać umiejscowiony. Jest to protokół postępowania oraz wszelkie oświadczenia i umowy. Ponadto przyznał, że jedną z największych korzyści posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest sam obieg dokumentów wewnątrz instytucji, który staje się o wiele prostszy i bardziej dynamiczny.
Do dyskusji włączyła się również Ewa Wiktorowska – wieloletni ekspert i trener w ApexNet, specjalizujący się w robotach budowlanych podkreślając, że aby móc prawidłowo posługiwać się podpisem elektronicznym należy na swoim komputerze zainstalować potrzebne oprogramowanie, które jednocześnie służy do odczytywania poprawności innych podpisów.
Kwestię elektronizacji podsumował Jerzy Czaban – były arbiter zamówień publicznych, trener i wykładowca w ApexNet stwierdzając nieco mniej optymistycznie, że wszystkie działania mające na celu elektroniczne usprawnienie kwestii związanych z zamówieniami publicznymi będą trwały jeszcze cztery lata i pewne problemy z tym związane wciąż będą dotykać zamawiających.
Elektronizacja zamówień publicznych
W dalszej części spotkania specjaliści ds. zamówień publicznych skupili się na omówieniu elektronicznych umów i dokumentów.
Głos zabrał w tej kwestii Ewaryst Kowalczyk – doktor nauk prawnych i wykładowca w ApexNet posługując się przykładami dotyczącymi sporządzania i przesyłania dokumentów oraz ich kopii. Wskazał różnice pomiędzy nimi, a także wyjaśnił metody na ich rozróżnianie. Grzegorz Czaban, uzupełniając wypowiedź przedmówcy dodał, iż dokument elektroniczny spełnia pewne trzy cechy: ma postać elektroniczną, można go odczytać jedynie przy użyciu odpowiedniego sprzętu oraz musi być on zapisany na nośniku danych. Dzięki temu wiemy, które umowy rzeczywiście są zelektronizowane.
Kolejnym tematem omawianym przez prelegentów była kwestia wadium. Prowadzący zadał pytanie – czy zamawiający powinien odrzucić ofertę wykonawcy, który wniesie wadium w postaci gwarancji pisemnej?
Jako pierwszy wypowiedział się Jerzy Czaban stwierdzając, że wadium należy zwrócić i zapytał, czy wadium w ogóle jest dokumentem. Ewaryst Kowalczyk zaprzeczył tej tezie mówiąc, iż jest to wartość, nie dokument, która wnosi się w określonej formie i zamawiający winien z tego skorzystać. Iwona Holka natomiast nie chciała kwestionować faktu, że wadium należy wnieść drogą elektroniczną, a przekonywała, że należałoby traktować na równi wykonawcę polskiego i zagranicznego w związku z przejściem państw unii na komunikację elektroniczną.
Kwestię wadium podsumowała Wioleta Bajda dodając, że zamawiający może odrzucić wadium, jeśli zostało ono skonstruowane nieprawidłowo. Z przepisów Pzp nie wynika, że wadium należy wnieść w postaci elektronicznej, jednakże zamawiający powinien określić, w jakiej formie to wadium ma zostać złożone.
Przedostatnim zagadnieniem poddanym pod dyskusję stały się nośniki danych, za pomocą których przekazywana jest dokumentacja. Jako pierwszy wypowiedział się Grzegorz Czaban wymieniając, w oparciu o Pzp, podstawowe i akceptowalne nośniki danych. Odniósł się również do paragrafu 10 ust. 1a, który po nowelizacji każe w taki sposób zapisywać informacje, aby Krajowa Izba Odwoławcza najprościej mogła je otworzyć. Eksperci są zgodni co do faktu, że ustawa nie mówi jednak, w jaki sposób należy je w tych nośnikach zamieszczać. Wioleta Bajda dodatkowo odniosła się do formatów, w jakich powinny być zapisywane poszczególne treści. Tę kwestię poruszył także Michał Rogalski – gość specjalny Zjazdu reprezentujący Polską Izbę Informatyki i Telekomunikacji. Podniósł także kontrowersyjny temat o przesyłaniu informacji w postaci dźwiękowej. Namawiał zamawiających, aby dokładnie określali format, w jakim chcieliby otrzymywać oferty.
Podsumowując panel dyskusyjny prowadzący zapytał ekspertów wprost, czego należy obawiać się w najbliższym czasie w związku z wprowadzeniem elektronizacji zamówień publicznych? Jakie ryzyko to niesie?
Prelegenci wymieniają takie zagrożenia, jak m.in.: zawieszenie systemów, problem z pobraniem klucza prywatnego na miniPortalu, szwankujące połączenie z internetem czy skomplikowane pozostałe działania na miniPortalu oraz utrudnienie w postaci zbyt dużej ilości różnych portali (zakładanie wielu kont, trudna biegłość informatyczna). Natomiast w dłuższej perspektywie, według Ewarysta Kowalczyka, pewnym zagrożeniem stają się również niezapowiedziane kontrole oraz algorytmizacja przebiegu postępowań.
Opr. ApexNet
