Protokół postępowania a tajemnica przedsiębiorstwa

Wśród szeregu obowiązków nałożonych przez ustawodawcę na zamawiającego prowadzącego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na szczególną uwagę zasługuje obowiązek dokumentowania przebiegu postępowania.

Uwagi wstępne

Pełna informacja oraz jawność procedur sprawiają, że działalność podmiotów dysponujących środkami publicznymi nie pozostaje poza wiedzą społeczeństwa. To z kolei odnosi ten skutek, że każdy zainteresowany może śledzić tok poszczególnych postępowań, a także wskazywać na stwierdzone nieprawidłowości czy zaniechania. Ponadto, jawność dyscyplinuje podmioty wydatkujące środki publiczne do działania zgodnie z przepisami prawa.

Zamawiający zobowiązany jest do dokumentowania wszystkich wszczętych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, niezależnie od trybu, w jakim prowadzone jest postępowanie oraz jego wartości.

Jedyny wyjątek stanowią zamówienia udzielane na warunkach określonych w umowie ramowej, zawartej z jednym lub kilkoma wykonawcami, bez przeprowadzenia postępowania, tj. na zasadach przewidzianych w art. 313 ust. 1 i 314 ust. 1 pkt 1 (art. 71 ust. 2).

Podstawowym dokumentem, do sporządzenia którego zobligowany został zamawiający, jest protokół postępowania.

Protokół, jako dokument potwierdzający przebieg postępowania (art. 7 pkt 19) powinien być prowadzony na bieżąco, w sposób umożliwiający odtworzenie chronologicznego przebiegu wszystkich etapów danego postępowania oraz czynności poprzedzających jego wszczęcie, a także czynności związanych z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy ramowej (§ 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego). (…)

Poza tym w artykule:

• Treść protokołu postępowania
• Załączniki do protokołu
• Zasada jawności protokołu i załączników
• Ograniczenia w dostępie do protokołu i załączników
• Charakter informacji podlegających utajnieniu
• Rodzaj danych, które powinny pozostać jawne
• Wykazanie niejawnego charakteru informacji
• Zasady przechowywania protokołu i załączników
• Podsumowanie