Obszary ryzyka przy zamawianiu urządzeń i materiałów biurowych

W praktyce często dochodzi do sytuacji, w których ilość zakupionych przez jednostki zamawiające urządzeń i materiałów biurowych kilkakrotnie przekracza ich faktyczne potrzeby eksploatacyjne. Wydatkowanie środków publicznych na zakupy inwestycyjne i wyposażenie na ogół nie jest poprzedzone jakimikolwiek analizami wykorzystania posiadanego już sprzętu biurowego i kompleksowymi analizami potrzeb jednostki w tym zakresie. Skutkiem powyższego jest z kolei dokonywanie zakupów bez wystarczającego uzasadnienia, i co się z tym wiąże, także niemożność racjonalnego wykorzystania składników majątku trwałego (np. zbędnych komputerów, kserokopiarek, urządzeń wielofunkcyjnych, skanerów itp.), a także powstawanie nadmiernych zapasów materiałów biurowych. W wyniku kontroli realizacji zamówień na dostawy wyposażenia biurowego ujawniane są przypadki naruszenia zasad dokonywania zakupów, poprzez ich realizację bez wymaganego uzasadnienia albo bez akceptacji osób odpowiedzialnych za określone działania lub na podstawie jedynie ustnych poleceń osób zajmujących kierownicze stanowiska.  Jedną z najistotniejszych zasad dokonywania przez jednostki sektora finansów publicznych zakupów składników majątku trwałego i wyposażenia jest natomiast czytelny podział kompetencji i odpowiedzialności osób oraz komórek organizacyjnych za określone działania w tym zakresie. Dotyczy to w szczególności podejmowania ostatecznych decyzji w sprawie realizacji zakupów przez upoważnione do tego osoby w jednostce zamawiającej oraz określenia przejrzystego zakresu zadań, przydzielonych poszczególnym pracownikom, w zakresie należytego przeprowadzenia procedur udzielania zamówień publicznych.