Biuro i zamówienia publiczne

Każdy zamawiający posiada biuro, zwykle stanowiące jego siedzibę. Aby sprawnie funkcjonowało, niezbędne jest szeroko rozumiane wyposażenie go. Obejmuje ono, obok materiałów i biurowego sprzętu także usługi. Mogą się też pojawić zamówienia związane z remontami lub modernizacją obiektów, które trzeba będzie potraktować jako roboty budowlane. Jak widać, zamówienia dotyczące wyposażenia, utrzymania  oraz funkcjonowania biura wyczerpują pełne rodzajowe spektrum zamówień publicznych – dostawy, usługi, roboty budowlane. Warto również odnotować, że samo hasło „wyposażenie biura” okaże się nadmiernie ogólne jeżeli nie wziąć pod uwagę problemu wartościowo rozumianej skali zamówień, która nieuchronnie okaże się liniową funkcją ich wielkości, wynikającej z liczby pracującego tam i zaopatrywanego personelu, zajmowanej powierzchni biurowej i wreszcie poziomu technicznych wymagań. Te zaś są poważnie zróżnicowane za sprawą wypełnianych przez biuro zadań. Temat tylko pozornie jest prosty, stąd więc trafny skądinąd podział na dostawy, usługi i roboty budowlane musi być traktowany rozważnie i będzie wymagał rozwinięcia, uwzględniającego kolejne fazy postępowania. W szczególności tę część fazy przygotowania postępowania, która odnosi się do określenia i opisu przedmiotu zamówienia, ustalenia jego wartości, wyboru trybu i sporządzenia SIWZ  w sposób zapewniający zamawiającemu osiągnięcie pożądanego rezultatu. Wobec rozległości merytorycznej „biurowych” zamówień sporządzenie uniwersalnej recepty wydaje się tu mało prawdopodobne. Dlatego też odniosę się do spraw podstawowych, dotykając jednocześnie kilku ważnych detali, takich jak dobór warunków, kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej, czy wreszcie postanowień  przyszłej umowy, próbując jednocześnie podpowiedzieć potencjalnym zamawiającym, jak dojść do celu unikając szeregu formalnych pułapek, których jest, jak się okaże, całkiem sporo.