Od tego, jak zamawiający przygotuje postępowanie o zamówienie publiczne, a dokładnie – jakie czynności wykona przed jego wszczęciem oraz jak je przeprowadzi zależy przebieg oraz wynik całego przedsięwzięcia. Trudno się z tym nie zgodzić i szczerze mówiąc nie spotkałem nikogo, kto kwestionowałby tę oczywistość. Spotkałem się natomiast z bardzo różną praktyką, poczynając od tego, co kto przez „przygotowanie postępowania” rozumie. Rzecz jasna, nie ma sporu w odniesieniu do czynności przygotowawczych, które są opisane w ustawie. Trzeba je po prostu wykonać, bo przecież bez opisu przedmiotu zamówienia, oszacowania jego wartości czy sporządzenia SIWZ nie da się postępowania przeprowadzić. Co do reszty natomiast, to znaczy czynności „pozaustawowych”, bywa już bardzo różnie. Powodów tego jest co najmniej kilka, ale główny zapewne taki, że nie są obowiązkowe. Jeśli zamawiający nie będzie ich wykonywał, nikt nie postawi mu zarzutu zaniechania bądź niedopełnienia obowiązków.
Nie ulega wątpliwości, iż jest to podejście z gruntu niewłaściwe. Przygotowanie postępowania to nie tylko działania formalne, określone przepisami Pzp, bowiem stanowią one minimum minimorum, które musi być wykonane. Prace przygotowawcze powinny rozpocząć się ze znacznym wyprzedzeniem, przed realizacją pierwszych czynności przewidzianych w ustawie. Najpóźniej z chwilą podjęcia decyzji o potrzebie i celowości dokonania zakupu. Powinny obejmować co najmniej stały bądź okresowy monitoring rynku oraz związane z tym analizy ekonomiczne, wcześniej – planowanie zamówień w ścisłym związku z planowaniem finansowym, a jeszcze wcześniej – zdefiniowanie potrzeb zakupowych. Jakie konkretne działania będą przeprowadzone, czy tylko te, czy jeszcze inne, zależy wyłącznie od decyzji zamawiającego. Podobnie jak to, czy wykonane zostaną profesjonalnie i w przeświadczeniu, że mogą okazać się kluczem do sukcesu, czy też byle jak.
Pomimo wieloletnich doświadczeń nie podejmuję się przeprowadzić typizacji postaw i zachowań zamawiających w przedmiocie prac przygotowawczych, a tym bardziej ryzykować odpowiedzi na pytanie, które postawy przeważają. Co do jednego jestem natomiast (prawie) pewien. Przekonanie o potrzebie „ponadstandardowego” przygotowywania procesu zakupów, w tym także konkretnych postępowań o zamówienie publiczne, nie jest zjawiskiem powszechnym. Prawie zawsze sprowadza się wyłącznie do czynności formalnych, określonych przepisami. Z jakichś powodów uważa się także iż wszystko, co ponadto, przypisane jest dużym jednostkom zamawiającym, dysponującym odpowiednią kadrą oraz środkami finansowymi. Może i jest w tym trochę racji, ale co najwyżej w odniesieniu do problemu skali, bowiem efektywność procesu zamówieniowego czy konkretnego zamówienia jest równie ważna dla GDDKiA, jak i dla małej gminy.
Aby nie szukać daleko – ilu zamawiających prowadzi w miarę regularny monitoring rynku zamówień publicznych bądź jego wybranych segmentów? Wykonywane jest co najwyżej „rozeznanie rynku”, polegające na zasięgnięciu telefonicznych informacji dotyczących aktualnych cen przedmiotu planowanego zamówienia lub wyszukaniu ich w Internecie. Po ogłoszenia publikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej sięga się znacznie rzadziej.
Wychodzi na to, że wielu zamawiających zdaje się nie przyjmować do wiadomości przesłania, płynącego ze starego jak świat i prawdziwego do bólu porzekadła, które zacytowałem w tytule – „jak sobie pościelisz, tak się wyśpisz”. Na jednym z portali internetowych znalazłem wypowiedzi, najprawdopodobniej uczniów, odnoszące się do tej maksymy i przeczytałem tam następujące stwierdzenie: „najczęściej używamy tego motta, by zachęcić innych do działania bądź rozwiązania sytuacji, na którą ktoś narzeka, a którą sam spowodował swoim działaniem lub zaniechaniem”. Niech to posłuży za komentarz.
Tomasz Czajkowski
Wyimek
Przekonanie o potrzebie „ponadstandardowego” przygotowywania procesu zakupów, w tym także konkretnych postępowań o zamówienie publiczne, nie jest zjawiskiem powszechnym.
