Stosowanie narzędzi elektronicznych w zamówieniach publicznych i konkursach

Wprowadzony nowym Prawem zamówień publicznych obowiązek stosowania środków komunikacji elektronicznej w zamówieniach i konkursach, których wartość jest mniejsza od progów unijnych, jest całkowicie nowym wyzwaniem dla tych zamawiających, którzy dotychczas prowadzili je wyłącznie w sposób tradycyjny, stosując dokumenty w postaci papierowej.

Obowiązek stosowania środków komunikacji elektronicznej wielu zamawiających odbiera jako dodatkowe utrudnienie, nie dostrzegając korzyści, jakie (pod pewnymi warunkami) daje elektronizacja procesu udzielania zamówień i prowadzenia konkursów.

Art. 20 ust. 1 (tak, jak dotychczas), nakłada obowiązek pisemności postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Obowiązek ten, w związku z treścią art. 325 ust. 4 dotyczy także konkursów. Konsekwencją tych przepisów jest to, że każda informacja wyrażona być musi w postaci papierowej lub elektronicznej.

Art. 61 ust. 1 ustawy  zobowiązuje wszystkich zamawiających do komunikowania się wyłącznie z zastosowaniem środków komunikacji elektronicznej. Przepis ten zawiera wyliczenie, jednak sformułowany został w taki sposób, że przytoczone przykłady nie stanowią katalogu zamkniętego. Środki komunikacji elektronicznej (poza wyjątkami, o których dalej) stanowią zatem obecnie jedyny sposób komunikacji. Ustęp 2 tego artykułu dopuszcza komunikację ustną jedynie w toku negocjacji lub dialogu oraz w odniesieniu do informacji, które nie są istotne.

W art. 65 ust. 1 ustawy wymieniono szereg sytuacji, w których zamawiający może odstąpić od obowiązku stosowania środków komunikacji elektronicznej. Są to jednak sytuacje wyjątkowe, występujące sporadycznie. Ustawodawca, zapewne dla uniknięcia zbyt pochopnego stosowania wyjątków, zobowiązał zamawiających (art. 65 ust. 4) do odpowiedniego udokumentowania i uzasadnienia ich zastosowania w protokole postępowania. (…)

Poza tym w artykule:

• Źródłowa postać dokumentów
• Oferty i wnioski
• Dokumentowanie postępowania
• Konkluzje