Dokumentowanie przebiegu postępowania – zasady prowadzenia i udostępniania dokumentacji

Prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, z uwagi na pochodzenie środków, z których jest finansowane, zostało obwarowane szeregiem obowiązków nałożonych na podmioty zamawiające. Priorytetem ustawodawca uczynił jawność informacji o przebiegu postępowania i jego wyniku, która z kolei stanowi gwarancję przejrzystości postępowania.

Zasady jawności i przejrzystości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego materializują się m.in. poprzez obowiązek zamawiającego prowadzenia protokołu z postępowania.

W motywie (126) dyrektywy 2014/24/UE podkreślono, że możliwość prześledzenia i przejrzystość procesu podejmowania decyzji w postępowaniach o udzielenie zamówienia są niezbędne do zapewnienia prawidłowości tych postępowań, w tym skutecznego zwalczania korupcji i oszustw.

Protokół, zgodnie z jego legalną definicją, jest sporządzanym przez zamawiającego dokumentem, który potwierdza przebieg postępowania o udzielenie zamówienia (art. 7 pkt 19).

Zamawiający zobowiązany jest do dokumentowania wszystkich wszczętych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, niezależnie od trybu udzielania zamówienia oraz jego wartości. Jedyny wyjątek stanowią zamówienia udzielane na warunkach określonych w umowie ramowej zawartej z jednym lub kilkoma wykonawcami, bez przeprowadzenia postępowania (art. 71 ust. 2).

Zakres informacji 

Zamawiający zobowiązany jest na bieżąco odzwierciedlać w protokole wszystkie czynności i zdarzenia związane z danym zamówieniem lub umową ramową w uporządkowany sposób, umożliwiający odtworzenie chronologicznego przebiegu wszystkich etapów danego postępowania oraz istotnych czynności poprzedzających jego wszczęcie, a także czynności związanych z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy ramowej – § 1 rozporządzenia w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (dalej: „rozporządzenie w sprawie protokołów”). Informacje odnoszące się do czynności poprzedzających wszczęcie postępowania powinny zostać ujęte w protokole niezwłocznie po wszczęciu postępowania. (…)

Poza tym w artykule:

• Załączniki do protokołu
• Udostępnianie protokołu oraz załączników
• Forma udostępnienia
• Ograniczenie dostępu do protokołu i załączników
• Dane osobowe
• Przechowywanie dokumentacji
• Podsumowanie