Forma składania podpisu pod dokumentami w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Postępująca informatyzacja procesu udzielania zamówień publicznych, obok wielu oczywistych korzyści i udogodnień, rodzi szereg wątpliwości i pytań o charakterze praktycznym, dotyczących kwestii związanych z instrumentarium technicznym. Często odnoszą się one do dopuszczalnej formy podpisu, składanego pod ważnymi dokumentami toczącego się postępowania o zamówienie.

Protokół postępowania o zamówienie publiczne

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w art. 2 pkt 7b definiuje protokół postępowania jak dokument sporządzany w formie pisemnej. Ponieważ Pzp nie zawiera definicji formy pisemnej, poprzez odesłanie w art. 14 do przepisów Kodeksu cywilnego ustala korzystanie z definicji zawartej w art. 78 Kc § 1, zgodnie z którą forma pisemna wymaga odręcznego podpisu (w oryginale).

Jednakże Kodeks cywilny za równoważny w skutkach z podpisem pisemnym uznaje kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78¹ § 2 Kc).  Oznacza to, że protokół postępowania może być podpisany zarówno odręcznie, jak i kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Nie jest natomiast zrównany w skutkach z podpisem odręcznym (nie jest zachowaniem formy pisemnej) podpis z niekwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpisanie protokołu takim podpisem nie będzie obecnie zgodne z ustawą Pzp. Podpisy pod protokołem wymagają formy pisemnej jedynie dla celów dowodowych (nie zastrzeżono rygoru nieważności innej formy). Oznacza to więc, że podpisanie protokołu niekwalifikowanym podpisem elektronicznym, pomimo braku naruszenia prawa, nie powoduje braku czynności (sporządzenia i podpisania protokołu), o ile nie pojawi się spór co do jego treści.

W przypadku sporów, o ile będzie to spór z wykonawcą (przedsiębiorcą), możliwe jest powołanie się na dowód z innej formy, niż zastrzeżona dla celów dowodowych (art. 74 § 4 Kc). Jedynym ewentualnym ryzykiem jest spór pomiędzy wykonawcą a osobą podpisującą co do treści protokołu i wykonania przez tą osobę swych obowiązków w prawidłowy sposób. W takiej sytuacji dowód z protokołu podpisanego podpisem niekwalifikowanym będzie trudniejszy, choć możliwy (art. 78 § 3 Kc). (…)

Poza tym w artykule:

• Oświadczenie o braku okoliczności skutkujących wykluczeniem
• Pisemność w nowym Pzp