Rozporządzenie w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania

Problematyce dokumentowania postępowania o zamówienie publiczne poświęcony jest Dział I „Przepisy ogólne”, Rozdział 8 (art. 71 – 82) ustawy, a także rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 roku w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, opublikowane w Dzienniku Ustaw z 2020 r. pod pozycją 2434.

Obowiązek sukcesywnego sporządzania protokołu

Niezmiennie obowiązkiem zamawiającego jest prowadzenie w toku postępowania (na bieżąco) protokołu dokumentującego jego przebieg (art. 7 pkt 19 oraz 71 ust. 1). Jakkolwiek Prawo zamówień publicznych nie wskazuje wprost na pisemność protokołu, zasadą wyrażoną w art. 20 ust. 1 jest (z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie) pisemność postępowania, która dotyczy także protokołu.

W myśl art. 7 pkt 16 pisemność to sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Protokół może być w konsekwencji prowadzony zarówno – jak wskazuje się w uzasadnieniu do projektu Pzp – w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Jak wynika z art. 79 ust. 2 zamawiający dokumentuje wszystkie istotne czynności oraz inne istotne zdarzenia w postępowaniu w zakresie komunikacji z wykonawcami oraz innymi podmiotami, a także w związku z udostępnianiem protokołu postępowania. W § 2 rozporządzenia w sprawie protokołu został sprecyzowany obowiązek dokumentacyjny zamawiającego – dokumentuje on czynności i zdarzenia związane z danym zamówieniem publicznym lub umową ramową w uporządkowany sposób umożliwiający odtworzenie chronologicznego przebiegu wszystkich etapów danego postępowania oraz istotnych czynności poprzedzających jego wszczęcie, a także czynności związanych z zawarciem umowy w spawie zamówienia lub umowy ramowej.

Zamawiający prowadzi protokół postępowania (dalej „protokół”) niezależnie od trybu, w którym proceduje. Wyjątek dotyczy zamówień wykonawczych udzielanych na warunkach wynikających z umowy ramowej, w przypadku, gdy nie przeprowadza się postępowania o udzielenie zamówienia. (…)

Poza tym w artykule:

• Treść protokołu
• Udostępnianie protokołu
• Przechowywanie protokołu
• Nowe wzory protokołów